Forum Ekspertów 
http://www.crm.pl 

Jak powinno wyglądać zapytanie ofertowe dla dostawców aplikacji?

Odpowiedzi ekspertów:
Maciej Zachara

Maciej Zachara
(Qumak-Sekom SA)
Zapytania ofertowe dotyczące aplikacji biznesowych bardzo rzadko sformułowane są w sposób, które pozwalają dostawcy na rzeczywiste zrozumienie potrzeb pytającego, a tym samym nie mogą stanowić dobrej bazy dla zgodnego z tymi potrzebami wyboru oferty. Tymczasem podstawowym, o ile nie wręcz jedynym, celem zapytania jest przecież zebranie porównywalnych ofert od wybranych dostawców dla utworzenie ich „krótkiej listy” i przejścia do kolejnego etapu, jakim jest zwykle cykl prezentacji wybranych rozwiązań.

Pozwolę sobie pominąć milczeniem zapytania, których cała treść sprowadza się do zdania „prosimy o przesłanie oferty na zintegrowany system zarządzania”. W tej chwili oferty takie spotyka się już bardzo rzadko, ale jeszcze kilka lat temu były bardzo popularne i nieraz wysyłane były do kilkudziesięciu potencjalnych dostawców, których rozwiązania dzieliły od siebie całe lata świetlne zarówno w obszarze cen, jak i funkcjonalności.
Drugim biegunem są zapytania liczące sobie kilkadziesiąt stron szczegółowych pytań dotyczących wszystkich możliwych aspektów systemu – funkcjonalności, technologii, architektury etc. bez wskazania jakichkolwiek priorytetów i rodzących, często zasadne, podejrzenie, że zapytanie jest „spisem treści” z dokumentacji któregoś z dużych rozwiązań, a nie określeniem potrzeb zamawiającego.

Jeśli chcemy, aby dostawcy potraktowali nas poważnie i aby otrzymane oferty stanowiły dla nas wartościowy materiał, postarajmy się przygotować zapytanie w sposób przemyślany. To jeden z początkowych elementów procesu wyboru, który poprzedzony być musi analizą potrzeb. Przygotowanie takiego zapytania to, przy wyborze operacyjnego systemu CRM w średniej wielkości firmie, praca na 2-3 tygodni.

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe:
  • Krótki opis biznesowych celów projektu
  • Listę procesów biznesowych, które system ma obsługiwać
  • Podstawowe oczekiwania dotyczące funkcjonalności, z wyraźnym zaznaczeniem priorytetów, podzielone choćby na trzy kategorie: „konieczne”, „wskazane”, „miło byłoby mieć”
  • Podstawowe pytania dotyczące technologii, środowiska w którym system może funkcjonować
  • Pytania dotyczące doświadczenia potencjalnego dostawcy
  • Prośba o wskazanie i krótki opis dotychczas zrealizowanych projektów, np. dwóch, które oferent uzna za najbardziej zbliżone do naszego
  • Zapytanie o cenę licencji, opieki oraz wstępną wycenę usług wdrożeniowych
  • Może być jeszcze sporo innych pytań, ale na tym etapie pewnie nie są konieczne, warto o nich porozmawiać, kiedy już wybierzemy krótką listę

Całe zapytanie nie powinno liczyć więcej niż kilka, może 10 stron. Powinno mieć formę tabeli, która zmusi dostawców do przedstawienia oferty w jednolitej formie, co znakomicie ułatwi nam porównanie ofert i właściwy wybór rozwiązania. Dobrze przygotowane zapytanie ma dać dostawcy czytelny obraz naszych potrzeb – to świetna okazja, abyśmy je sobie sami uporządkowali.

Pytania o funkcjonalność powinny dopuszczać dwie odpowiedzi – dostępne w standardzie lub możliwe do wykonania/zakupienie dodatkowych narzędzi. Przy tej drugiej opcji należy wymagać podania ceny.
Wszystkie pytania muszą być tak sformułowane, aby zostawić dostawcy jak najmniej wątpliwości, a tym samym pola do wszelkich wybiegów. Jeśli poprosimy o życiorysy zawodowe konsultantów, to poprośmy o konkretną ich liczbę.

Najtrudniej jest oczywiście z cenami, musimy pamiętać, że każdy z dostawców ma jakąś swoją metodę przedstawiania cenników. Żądajmy podania ceny dla naszej konfiguracji, ale określmy ją właściwie, zapytajmy, czy licencje są imienne czy „równoczesne”. Generalnie zapytanie powinno być maksymalnie precyzyjne, co wcale nie znaczy, że bardzo szczegółowe.

Pamiętajmy także, że ważne jest, do kogo to zapytanie wysyłamy. Musimy wiedzieć z „jakiej półki” rozwiązania nas interesują. Zorientujmy się w istniejącej ofercie rynkowej i zapytajmy dziesięciu dostawców, bo więcej w interesującym nas obszarze rynku nie będzie. Wtedy i dostawcy wiedzą, że muszą nas traktować poważnie i wybór krótkiej listy nie będzie ponad siły. Potem będą prezentacje tych wybranych rozwiązań – te też wg naszego scenariusza, ale o tym innym razem.
Autor:Maciej Zachara